ความรู้เคียงคู่งาน วิชาการเคียงข้างการปฏิบัติ

CoPs

ความหมายของ COP

      COP ย่อมาจาก Community of Practice ซึ่งหมายถึง ชุมชนนักปฏิบัติ หรือ ชุมชนแห่งการเรียนรู้ที่รวบรวมกลุ่มคนที่มีความรู้ความสนใจในเรื่องเดียวกัน มาร่วมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้น ๆ ร่วมกัน เพื่อได้มาซึ่ง Knowledge Assets : KA หรือ ขุมความรู้ ในเรื่องนั้น ๆ สำหรับคนในชุมชนเพื่อไปทดลองใช้ แล้วนำผลที่ได้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสมาชิก อันส่งผลให้ความรู้นั้น ๆ ถูกยกระดับขึ้นเรื่อย ๆ ผ่านการปฏิบัติ ประยุกต์ และปรับใช้ตามแต่สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ที่หลากหลาย อันทำให้งานบรรลุผลดีขึ้นเรื่อย ๆ

      COP เป็น 1 ใน เครื่องมือของการจัดการความรู้ (KM Tools) ประเภท Non-Technical Tools สำหรับการดึงความรู้ประเภท Tacit Knowledge หรือ ความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล ซึ่งซ่อนเร้นอยู่ภายใน

 ลักษณะที่สำคัญของ COP
  • กลุ่มคนที่รวมตัวกันโดยมีความสนใจและความปรารถนา (Passion) ร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง (มี Knowledge Domain)
  • ปฏิสัมพันธ์และสร้างความสัมพันธ์ในกลุ่ม เป็นชุมชน (community) ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
  • แลกเปลี่ยนและพัฒนาความรู้ร่วมกัน ต้อง Practice และสร้างฐานข้อมูล ความรู้ หรือแนวปฏิบัติ
 ประโยชน์ของ COP

ระยะสั้น 

ระยะยาว 

  • เวทีของการแก้ปัญหา ระดมสมอง
  • ได้แนวคิดที่หลากหลายจากกลุ่ม
  • ได้ข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ
  • หาทางออก/คำตอบที่รวดเร็ว
  • ลดระยะเวลา และการลงทุน
  • เกิดความร่วมมือ และการประสานงานระหว่างหน่วยงาน
  • ช่องทางในการเข้าหาผู้เชียวชาญ
  • ความมั่นใจในการเข้าถึงและแก้ปัญหา
  • ความผูกพันในกรเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม
  • ความสนุกที่ได้อยู่กับเพื่อนร่วมงาน
  • ได้รู้จักเพื่อนใหม่ที่มีหลายสิ่งหลายอย่างคล้ายกัน รวมทั้ง
    อาจกำลังเผชิญปัญหาที่คล้ายคลึงกัน เมื่อได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์จะทำให้ค้นพบวิธีแก้ปัญหา
  • เสริมสร้างวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขององค์กร
  • เกืดความสามารถที่ไม่คาดการณ์ไว้
  • วิเคราะห์ความแตกต่างและตั้งเป้าหมายการปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • แหล่งรวบรวมและเผยแพร่วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ
  • เกิดโอกาสพัฒนาองค์กรอย่างก้าวกระโดด
  • เครือข่ายของกลุ่มวิชาชีพ
  • ชื่อเสียในวิชาชีพเพิ่มขึ้น 
  • ได้รับผลตอบแทนจากการจ้างงานสูงขึ้น
  • รักษาคนเก่งให้อยู่กับองค์กรได้
  • เพิ่มโอกาสในการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ในองค์กร
  • ขับเคลื่อนให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์
 ลักษณะการทำ COP
  •       แบบกลุ่มเล็ก และกลุ่มใหญ่
  •       แบบเป็นทางการ (Public) – เปิดเผย และไม่เป็นทางการ (Private) – ส่วนตัว
  •       แบบบนลงล่าง (Top Down) และรากหญ้า (Grass Root)
  •       แบบแยกฝ่าย และคละฝ่าย
  •       แบบคนในองค์กร-คนในองค์กร และคนในองค์กร-คนนอกองค์กร
  •       แบบระหว่างคน-คน และระหว่างคน-สื่อ-คน
 ประเภทของ COP
  • Helping Communities เพื่อแก้ปัญหาประจำวันและแลกเปลี่ยนแนวคิดในกลุ่มสมาชิก
  • Best Practice Communities เน้นการพัฒนา ตรวจสอบและเผยแพร่แนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ
  • Knowledge-stewareding Communities เพื่อจัดระเบียบ ยกระดับ และพัฒนาความรู้ที่สมาชิกใช้เป็นประจำ
  • Innovation Communities เพื่อพัฒนาแนวคิด โดยเน้นการข้ามขอบเขต เพื่อผสมผสานสมาชิกที่มุมมองต่างกัน
 การทำ COP ให้บรรลุเป้าหมายของ KM

      เป้าหมายของ KM : Knowledge Mangement หรือ การจัดการความรู้ คือ ดึงความรู้ในตัวบุคคลในรูปของ Tacit Knowledge ออกมาจัดเก็บให้กลายเป็นความรู้ที่ปรากฎชัดแจ้ง หรือ Explicit Knowledge เพื่อสร้าง Best Practices หรือวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ สำหรับให้บุคคลอื่นสามารถนำไปทดลองใช้ และต่อยอดยกระดับความรู้นั้นขึ้นเรื่อยๆ 

 ข้อควรระวังในการทำ COP
  • การทำ COP ครั้งแรกมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการทำ KM ดังนั้นต้องแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของ COP ซึ่งสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการพัฒนางานหรือวิธีการทำงาน สร้างมากพัฒนาวิธีการที่มีดีกว่าวิธีการทำงานแบบเดิม
  • การทำ COP เป็นกิจกรรมรวมกลุ่มเพื่อแลกเปลี่ยนแบ่งปันประสบการณ์การทำงานซึ่งกันและกัน เป็นการสื่อสารสองทาง เป็นการบอกเล่าแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ ประสบการณ์ วิธีการทำงานของผู้ปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน ดังนั้น ผู้ดำเนินกิจกรรม COP หรือ คุณอำนวย (Knowledge Facilitator) ต้องมีบทบาทเป็นผู้เอื้ออำนวยให้เกิดการเรียนรู้ ช่วยเหลือด้านเทคนิคเกี่ยวกับความรู้ เรื่องที่ตั้ง ประสานงานกับส่วนต่าง ๆ ประเมินผล และสื่อสารความสำเร็จของ COP  โดยมีเลขานุการ หรือ คุณลิขิต (Note Taker, Community historian, Knowledge banker, Secretary) ช่วยบันทึกสรุปย่อเรื่องเล่าทุกเรื่องที่ คุณกิจ (Knowledge Practitioners) หรือสมาชิก (Member) ทุกคนในกลุ่มเล่า และจัดทำเป็นฐานข้อมูลความรู้ที่ได้จากลุ่ม อย่างไรก็ตามการจัดการความรู้ในองค์กรจะเดินไม่ได้หากปราศจากการสนับสนุนทรัพยากร ให้ทิศทาง แนวคิด สร้างแรงจูงใจ สร้างการยอมรับ สื่อสารจากคุณเอื้อ (Sponsor หรือ Leader)
  • การทำ COP ควรเป็น COP ที่ยั่งยืนและให้ผลถาวร ควรทำให้เป็นวิถีชีวิตการทำงานตามปกติอย่างหนึ่ง หรือกลายเป็นวัฒนธรรมการทำงานในองค์กรที่ทุกคนได้ถือปฏิบัติ  เพื่อให้องค์กรนั้นเข้าถึงแก่นแท้หรือจิตวิญญาณที่แท้จริงของการจัดการความรู้

ความรู้เพิ่มเติม

      เครื่องมือที่ใช้สำหรับการจัดการความรู้ (KM Tools)
  •       Technical Tools

           *   CommonKADS เป็นรูปแบบระเบียบแบบแผนกรอบการทำงานสำหรับการวิเคราะห์รายละเอียดของงานและกระบวนการการจัดการความรู้ กำหนดกฎสำหรับการแสดง การสร้าง และการเปลี่ยนรูปความรู้ที่ได้มา

           *   Ontology เป็นวิธีกำหนดการนำเสนอรายละเอียดของความคิดและความสัมพันธ์ขององค์ความรู้เพื่อทำให้องค์ความรู้สามารถแบ่งปันและนำกลับมาใช้ใหม่ได้

           *   Intranet, Web เป็น ระบบ บนระบบเครือข่ายสื่อสารที่รองรับสำหรับการจัดเก็บองค์ความรู้ที่ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่ ทุกเวลา

           *   e-mail หรอจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการติดต่อรับส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างกันผ่านระบบเครือข่าย

  •       Non – Technical Tools

           *   CoP เป็นแหล่งกิจกรรมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน และเรียนรู้ร่วมกันสำหรับกลุ่มคนที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน เป็นการได้มิติความรู้ในเรื่องนั้น ๆ จากสมาชิกทุกคนในกลุ่มออกมา

           *   Story telling เป็นการเล่าเรื่องจากประสบการณ์ความสำเร็จ

           *   Coffee meeting เป็นการเล่าเรื่องพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

           *   Mentoring/Coaching เป็นกิจกรรมที่มีพี่เลี้ยงคอยช่วยเหลือแนะนำผู้ร่วมกิจกรรมในการฝึกหัดปฏิบัติในเรื่องหนึ่ง ๆ

           *   Training เป็นกิจกรรมที่ให้ผู้ร่วมกิจกรรมได้ฝึกหัดปฏิบัติ

           *   On the job training เป็นการทำงานไป เรียนรู้ไป ทำความเข้าใจไป

           *   Reflective Conversation เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การสนทนามีความหมายและมีคุณค่าต่อกัน สร้างความไว้ใจซึ่งกันและกัน

สิ่งที่เป็นอุปสรรคต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
  • ใจ สมอง ตา หู ปาก มือ
  • แรงจูงใจ
  • การสนับสนุนจากผู้บริหาร
  • วัฒนธรรมองค์กร
  • เทคโนโลยี
  • การวัดผล
เทคนิคการเป็น Facilitator (คุณอำนวย)
  • ฟังเป็น
  • พูด/ถามเป็น
  • คิดเป็น
  • เข้าใจ เข้าถึง และจัดการกับสมาชิกได้
  • บุคลิกดี น่าเชื่อถือ
เทคนิคการเป็น Historian (คุณลิขิต)
  • ฟังเป็น
  • จับประเด็นเป็น
  • บันทึกย่อ ๆ สาระสำคํย
  • ใช้ Tools ช่วย เช่น Mind Map เป็นต้น
  • เขียนเป็น
  • จัดเนื้อหา (ขุมความรู้) ให้เป็นหมวดหมู่ และเป็นระบบ
ระดับการฟัง
  • ไม่สนใจฟังผู้สนทนา (Ignoring) ไม่มี eye contact มีการถามซ้ำ คุยกันคนละเรื่อง
  • ฟังแบบเสแสร้งฟัง (Pretending) มีการพยักหน้าผิดจังหวะ ถามกลับคุยกันคนละเรื่อง
  • ฟังแบบเลือกสิ่งที่อยากฟัง (Selective listening) เลือกฟังเฉพาะที่ผู้ฟังต้องการได้รับข้อมูลข่าวสาร
  • ฟังแบบตั้งอกตั้งใจฟัง (Attentive listening) เป็นการฟังโดยเอาตัวฟังเป็นที่ตั้ง มีการถามคำถาม ผู้ฟังมีการให้คำแนะนำคำปรึกษาโดยใช้ประสบการณ์ในการประเมินและตัดสิน
  • ฟังแบบเข้าอกเข้าใจ (Empathic listening) เป็นการฟังที่มีประสิทธิภาพที่สุด โดยเอาตัวผู้เล่าเป็นที่ตั้ง มีการทวนสรุปใจความคำพูดและความรู้สึกของผู้เล่าด้วยถ้อยคำของผู้พูดเองก่อนเสมอ แล้วถามผู้เล่าว่าเราเข้าใจถูกต้องไหม แล้วจึงสนทนาต่อ หากเข้าใจไม่ถูกต้อง ขอให้ช่วยอธิบายหรือพูดใหม่ โดยผู้พูดต้องมีความปรารถนาดีอย่างจริงใจ การฟังแบบนี้ผู้เล่าจะสามารถประเมินและตัดสินได้ด้วยตัวเอง
อุปสรรคต่อการทำความเข้าใจหรือการฟัง
  • การรับรู้
  • ภาษา
  • ท่าทาง
  • ความสนใจส่วนตัว
  • อารมณ์
  • น้ำเสียง
  • สิ่งแวดล้อม-เสียง
  • การคาดการณ์ไว้ก่อน
  • พูดอย่างไร้ความหมาย
  • ความสนใจที่หลุดประเด็นออกไป
  • อุปสรรคด้านการได้ยิน
  • ความเร็วในการคิด
การปรับปรุงทักษะการฟัง
  • กำจัดสิ่งที่ดึงความสนใจออก
  • มีสมาธิในขณะนั้น
  • ทุ่มความสนใจไปที่ผู้พูด
  • เปิดใจ
  • มองหาความหมายจากสิ่งที่ไม่ได้เป็นคำพูด เช่น ภาษากาย น้ำเสียง
  • ไม่ตอบสนองกับคำที่แสดงอารมณ์
  • ถามคำถาม
  • นั่งทำให้สามารถเห็นและได้ยิน
  • หลีกเลี่ยงการตัดสินใจไว้ล่วงหน้า
  • บันทึกย่อ (ใช้เทคนิค Mind Map จดบันทึกบนกระดาษ A4)
  • ถามเพื่อความกระจ่าง
การพูดเป็น-ถามเป็น
  • พูดเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย เหมาะกับผู้ฟัง โดยการจะประเมินลักษณะการพูดที่เหมาะสมกับผู้ฟังนั้น ควรศึกษาถึงพื้นฐานของผู้ฟัง อาจถามผู้ฟัง ตั้งใจฟัง และสังเกตลักษณะจากการเล่าเรื่อง ความสนใจของผู้ฟัง
  • พูดเกริ่นเพื่อนำกลุ่ม
  • พูดเพื่อคุมประเด็นและเวลา ขัดจังหวะอย่างนิ่มนวล
  • พูดเพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน บอกกติกาชัดเจน ความคาดหวัง
  • พูดเพื่อสร้างความไว้วางใจ โน้มน้าวใจ เจรจาต่อรอง
  • ใช้ชนิดของคำถามที่เหมาะสม (คำถามปิด-เปิด)
  • พูดในสิ่งที่ตนอยากพูด หรือควรจะพูดในสิ่งที่คนอื่นอยากฟัง
การถามเพื่อค้นหาเรื่องที่ต้องการรู้
  • กำหนดประเด็ฯที่เราต้องการรู้หรือปัญหาที่เรามีอยู่ให้ชัดเจน เช่น ความยากในการดำเนินการ หรือผลลัพธ์ที่ยังไม่เป็นที่พึงพอใจ
  • การตั้งคำถาม เพื่อค้นหาว่ากระบวนการเป็นอย่างไร (How), ค้นหาบริบท (Why), ค้นหาปัจจัยแห่งความสำเร็จ (Success factors)
ตัวอย่างการใช้ประโยคเพื่อทำให้การสนทนามีประสิทธิภาพต่อเนื่อง

ประโยคควรขึ้นต้นด้วย

ควรถามผู้เล่ากลับด้วย

  • “มีความคิดว่า…”
  • “มีความเชื่อว่า…”
  • “ข้อเท็จจริงคือ…”
  • “จากประสบการณ์บอกว่า…”          
  • “ขอคำชี้แจงเพิ่มเติม”
  • “ขอข้อมูลเพิ่มเติม”
  • “ช่วยกรุณาเล่าประสบการณ์ให้ฟังด้วย”   
  • “รู้สึกอย่างไรบ้าง”
  • “เชื่ออย่างไร (ขอคำอธิบายเพิ่มเติม)”
 
คิดเป็น
  • คิดเชิงบวก คือ การมองโลกและเรื่องต่าง ๆ ในแง่ดี (ดังเช่น การตนเองหรือองค์กร ต้องมองให้เห็นส่วนดีของตนเองหรือองค์กร มองเห็นส่วนที่จะพัฒนาในทางดีต่อไปได้เสมอ เห็นลู่ทางที่จะปรับตัวให้สอดคล้องกับโลกและบุคคลอื่นรอบตัวได้อย่างราบรื่นเสมอ)
  • คิดเชิงระบบ คือ การมองถึงภาพรวม วัตถุประสงค์ เหตุและผล โดยพิจารณาทุก ๆ มิติ เข้าใจถึงความสลับซับซ้อนของความสัมพันธ์ในระบบโครงสร้าง การเชื่อมโยงกัน การสัมพันธ์กัน การปฏิสัมพันธ์กัน หรือการพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกันของสิ่งต่าง ๆ (ดังเช่น บุคลิกภาพ ความคิด และการกระทำของแต่ละคน จะมีผลกระทบอย่างสำคัญต่อการอยู่ร่วมกันในสังคมหรือองค์กร ดังนั้นบุคลากรขององค์การเป็นเครื่องสะท้อนหรือตัวแทนให้บุคคลภายนอกหรือลูกค้าเห็นในตัวตนความเป็นองค์การ)
  • คิดแบบสร้างสรรค์
  • ประเมินและวิเคราะห์ความต้องการและวัฒนธรรมของกลุ่ม
เข้าใจ เข้าถึง และจัดการกับสมาชิกได้
  • จริงใจและเอื้ออาทร
  • การให้เกียรติกับสมาชิกทุกคน
  • มีไหวพริบในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้
บุคลิกภาพ

“บุคลิกภาพ (Personality) คือ สภาพทางกายและทางจิตของแต่ละบุคคล ที่ปรากฏผลรวมออกมาเป็นสภาพและพฤติกรรมที่มีแบบแผนให้ผู้อื่นเห็น รู้ และเข้าใจในสภานภาพปกติในช่วงชีวิตธรรมดาของผู้นั้น” ดร.สันทัด ศะศิวณิช

บุคลิกภาพที่ดีของบุคคลแต่ละคนขององค์กร เป็นปัจจัยก่อให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ที่ดีในระหว่างบุคลากรขององค์การ และยังเป็นปัจจัยก่อให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับบุคคลภายนอก รวมทั้งลูกค้าขององค์กร ทั้งยังเป็นเครื่องสะท้อนให้เห็นบุคลิกภาพขององค์การด้วย 

บุคลิกภาพแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ บุคลิกภาพส่วนที่เป็นคุณสมบัติภานอก และบุคลิกภาพส่วนที่เป็นคุณสมบัติภายใน

องค์ประกอบของบุคลิกภาพ

  • รูปลักษณ์ทางกาย รวมทั้งอากัปกิริยาที่สามารถเห็นได้ด้วยตา มีความสำคัญมากต่อความรู้สึกยอมรับของผู้อื่นว่ารักหรือเกลียด ชอบหรือชัง คบหรือไม่คบ เชื่อหรือไม่เชื่อ ถือเป็นปัจจัยที่กระทบความรู้สึกของผู้พบเห็นอันดับแรกและเร็วที่สุดโดยใช้เวลาเพียง 4 วินาที
  • ภูมิปัญญา เป็นคุณสมบัติภายใน รวมถึง จิตสำนึก อุปนิสัย ความรู้ ความคิด สติปัญญา โดยในส่วนนี้มีความสำคัญต่อบุคคลที่มีสถานะ ตำแหน่งหน้าที่ และวิชาชีพ ที่ต้องใช้สมอง ซึ่งจำเป็นที่ต้องมีความสามารถและศิลปะในการสื่อสารเพื่อให้ส่วนนี้เด่นขึ้นมา อย่างไรก็ตามคุณสมบัติในส่วนนี้สามารถพัฒนาเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา ไม่มีที่สิ้นสุด (การเป็นพหูสูต คือ เป็นคนรอบรู้ และต้องรู้อย่างสมบูรณ์ กระจ่างในทุกแง่มุมของวิชาชีพ หรือเรื่องที่ตนถนัด ไม่ทอดทิ้งให้ความรู้ของตนล้าหลังหรือหยุดนิ่ง)
  • ความสามารถในการควบคุมอารมณ์ เป็นสิ่งที่มีผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลอย่างมาก
  • การมีมรรยาท เป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะมรรยาทเป็นกติกาของสังคม เป็นพื้นฐานของกฎหมายโดยทั่วไป
บุคลิกดี น่าเชื่อถือ
  • ตรงต่อเวลา
  • แต่งกายเหมาะสม
  • เชื่อมั่นในตนเอง
  • ยิ้มแย้มแจ่มใส
  • มีน้ำใจ
  • มีมรรยาท
การรับข้อมูลข่าวสารของมนุษย์

ธรรมชาติของมนุษย์มีความสามารถในการรับข้อมูลข่าวสารเข้าสู่สมอง

  • ผ่านประสาทตาถึง 87%
  • ผ่านประสาทหูเพียง 9%
  • ผ่านประสาทสัมผัสเพียง 4%

ดังนั้นการสื่อความหมายเพื่อสร้างความเข้าใจให้แก่ผู้รับการสื่อสาร

  • โดยใช้คำพูดหรือถ้อยคำ (Verbal) จะสื่อสารได้เพียง 7%
  • โดยใช้การสร้างอารมณ์ของถ้อยคำด้วยน้ำเสียง (Vocal) จะสื่อสารได้ถึง 38% เช่น Speed (ความเร็ว), Pitch (ระดับเสียง), Tone (น้ำเสียงสูงต่ำ), Volume (ระดับความดังกังวาน)
  • โดยใช้ นริพจน์ภาษา หรือ ภาษากาย (Visual หรือ Nonverbal Language) มาประกอบ จะสื่อสารได้ถึง 55% เช่น Eye Contact (การสบตา), Facial Expression (การแสดงออกทางสีหน้า), Body Language (ภาษากาย), Object Language (การยึดติดหรือการจองพื้นที่), Proximics (ระยะใกล้ห่าง)

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: